Videoterminali e formazione: obblighi per chi lavora al computer

Chi è, per la legge, un videoterminalista

Il Titolo VII del D.Lgs. 81/2008 disciplina le attrezzature munite di videoterminali. L'art. 173 definisce lavoratore il soggetto che utilizza un'attrezzatura munita di videoterminale "in modo sistematico o abituale, per venti ore settimanali", dedotte le interruzioni previste dall'art. 175. Sotto questa soglia gli obblighi specifici del Titolo VII non scattano, ma restano in piedi la valutazione dei rischi e la formazione generale e specifica dovuta a ogni lavoratore.

La platea è più ampia del solo personale amministrativo: centralinisti, operatori di sportello e di call center, addetti a sale controllo con monitor, progettisti CAD, grafici e lavoratori in smart working che passano la giornata davanti al portatile. Non conta l'inquadramento contrattuale, conta il tempo effettivo di utilizzo dello schermo nella settimana.

Il censimento va fatto mansione per mansione e annotato nel documento di valutazione dei rischi: nello stesso ufficio possono convivere ruoli che superano la soglia e ruoli che non la raggiungono. Il medico competente può supportare il datore di lavoro nei casi dubbi, ma la classificazione resta una scelta del datore di lavoro, che deve poterla motivare in caso di controllo.

Esempio di calcolo: chi supera davvero le 20 ore

Il conteggio corretto sottrae le pause previste dall'art. 175, perché la norma parla di venti ore settimanali dedotte le interruzioni. Ecco tre casi tipici, presentati come esempi di metodo e non come casi reali.

Esempio 1: un'impiegata amministrativa a tempo pieno lavora al computer circa 6 ore al giorno per 5 giorni. Anche togliendo le pause da 15 minuti dopo ogni 120 minuti continuativi (circa 30-45 minuti al giorno), resta ben oltre le 25 ore settimanali di uso effettivo: è videoterminalista.

Esempio 2: un addetto part-time lavora 4 ore al giorno per 5 giorni, tutte al videoterminale. Dopo i primi 120 minuti spetta una pausa di 15 minuti, quindi l'uso effettivo è di 3 ore e 45 minuti al giorno, cioè 18 ore e 45 minuti a settimana: resta sotto la soglia, anche se la valutazione dei rischi deve comunque considerare la sua postazione.

Esempio 3: un magazziniere usa il terminale per registrare carichi e scarichi a intervalli, per un totale di circa 8 ore a settimana. L'uso è occasionale e spezzato dall'attività fisica: non rientra nel Titolo VII, mentre per lui pesano di più altri rischi, come la movimentazione manuale dei carichi.

I rischi specifici e la postazione di lavoro

I rischi tipici del lavoro prolungato allo schermo sono tre: l'affaticamento visivo (astenopia), favorito da riflessi, illuminazione scorretta e distanza sbagliata dallo schermo; i disturbi muscolo-scheletrici a collo, spalle, schiena e polsi; l'affaticamento mentale, accentuato da ritmi serrati e da un'organizzazione che non rispetta le pause. L'art. 174 obbliga il datore di lavoro ad analizzare i posti di lavoro proprio rispetto a questi tre ambiti.

I requisiti minimi della postazione sono fissati dall'Allegato XXXIV: schermo orientabile, inclinabile e privo di riflessi fastidiosi, tastiera separata dallo schermo e inclinabile, piano di lavoro di dimensioni sufficienti e poco riflettente, sedile stabile con altezza regolabile e schienale regolabile in altezza e inclinazione, poggiapiedi a richiesta. Contano anche l'illuminazione, il microclima e il rumore dell'ambiente.

Molti interventi efficaci costano poco: ruotare la scrivania perché la finestra sia laterale e non alle spalle o davanti allo schermo, alzare il monitor del portatile con un supporto e usare tastiera e mouse esterni, regolare la sedia in modo che i gomiti siano all'altezza del piano. Sono accorgimenti da verificare durante il sopralluogo per il DVR, non solo da spiegare in aula.

Pause, sorveglianza sanitaria e occhiali a carico dell'azienda

L'art. 175 riconosce al videoterminalista il diritto a interrompere l'attività con pause o cambi di attività. Le modalità sono stabilite dalla contrattazione collettiva, anche aziendale; in mancanza, spetta una pausa di 15 minuti ogni 120 minuti di applicazione continuativa. La pausa è orario di lavoro a tutti gli effetti, non può essere cumulata all'inizio o alla fine della giornata e non coincide con l'attesa della risposta del sistema informatico.

L'art. 176 sottopone i videoterminalisti alla sorveglianza sanitaria, con particolare attenzione a occhi, vista e apparato muscolo-scheletrico. Salvo diversa frequenza stabilita dal medico competente, la visita periodica è biennale per i lavoratori idonei con prescrizioni o limitazioni e per chi ha compiuto 50 anni, quinquennale negli altri casi. Il lavoratore può chiedere un controllo oftalmologico ogni volta che sospetta un peggioramento della vista confermato dal medico competente.

Il comma 6 dello stesso articolo prevede che, quando l'esito delle visite ne evidenzi la necessità e non sia possibile usare i normali dispositivi di correzione, il datore di lavoro fornisca a proprie spese dispositivi speciali di correzione visiva per il lavoro al videoterminale. È un diritto poco conosciuto: conviene spiegarlo durante la formazione e indicare come attivarlo tramite il medico competente.

Cosa deve contenere la formazione

L'art. 177 impone al datore di lavoro di informare e formare i videoterminalisti in particolare su tre temi: le misure applicabili al posto di lavoro in base all'analisi dei rischi, le modalità di svolgimento dell'attività e la protezione degli occhi e della vista. In pratica un buon percorso tratta la regolazione della postazione, l'illuminazione e i riflessi, la gestione di pause e cambi di attività, gli esercizi di rilassamento visivo e posturale e il ruolo del medico competente.

Questa formazione si aggiunge alla formazione generale e specifica dei lavoratori prevista dall'art. 37, oggi regolata dall'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, e va ripetuta quando cambiano la postazione o l'organizzazione del lavoro, per esempio con un nuovo gestionale che aumenta il tempo continuativo allo schermo. Il corso videoterminalisti del nostro catalogo è disponibile anche in e-learning, data la natura teorica dei contenuti.

Per chi lavora in modalità agile, l'art. 22 della L. 81/2017 chiede al datore di lavoro di consegnare, almeno una volta l'anno, un'informativa scritta sui rischi generali e specifici del lavoro fuori dai locali aziendali. L'informativa non sostituisce la formazione: è utile accompagnarla con indicazioni pratiche sulla postazione domestica, dalla sedia all'altezza dello schermo.

Le sanzioni dell'art. 178 e la checklist per mettersi in regola

L'art. 178 punisce datore di lavoro e dirigente con l'arresto da tre a sei mesi o l'ammenda da 3.559,60 a 9.112,57 euro per le violazioni sulle misure da adottare ai posti di lavoro, sulle pause e sulla sorveglianza sanitaria. La mancata formazione o informazione dell'art. 177 e la mancata fornitura degli occhiali speciali dell'art. 176, comma 6, sono punite con l'arresto da due a quattro mesi o l'ammenda da 1.067,88 a 5.695,36 euro. Gli importi sono quelli rivalutati dal decreto ministeriale del 20 settembre 2023; per il meccanismo della prescrizione vedi la guida alle sanzioni per la sicurezza sul lavoro.

1) Elenca le mansioni e stima, per ciascuna, le ore settimanali effettive al videoterminale dedotte le pause, compreso il personale in smart working. 2) Registra nel DVR chi supera le 20 ore e con quale criterio è stato classificato. 3) Fai verificare ogni postazione rispetto all'Allegato XXXIV e annota gli interventi correttivi con una data.

4) Comunica al medico competente l'elenco dei videoterminalisti, così che li inserisca nel protocollo di sorveglianza sanitaria con la periodicità corretta. 5) Definisci per iscritto la regola sulle pause, richiamando il contratto collettivo applicato o, in mancanza, i 15 minuti ogni 120. 6) Eroga la formazione dell'art. 177 e conserva il registro presenze e il test finale. 7) Consegna l'informativa annuale ai lavoratori agili e spiega a tutti come chiedere gli occhiali speciali.