È preposto di fatto chi, senza una nomina scritta, sovrintende al lavoro di altri, ne controlla l'esecuzione ed esercita un potere di iniziativa: per l'art. 299 del D.Lgs. 81/2008 ha gli stessi obblighi del preposto nominato. Il datore di lavoro deve individuarlo per iscritto e formarlo; altrimenti rischiano sanzioni sia l'azienda sia il lavoratore.
Il principio di effettività: conta ciò che si fa
L'art. 299 del D.Lgs. 81/2008 stabilisce che le posizioni di garanzia di datore di lavoro, dirigente e preposto gravano anche su chi, "pur sprovvisto di regolare investitura", eserciti in concreto i poteri giuridici di quella figura. Per la sicurezza non contano il livello in busta paga o l'organigramma, ma le funzioni svolte ogni giorno.
La definizione di preposto è nell'art. 2, comma 1, lettera e: la persona che, nei limiti dei poteri gerarchici e funzionali adeguati all'incarico, sovrintende all'attività lavorativa, garantisce l'attuazione delle direttive ricevute controllandone la corretta esecuzione da parte dei lavoratori ed esercita un funzionale potere di iniziativa. Chi fa queste tre cose, coordinare, controllare e correggere, è preposto anche senza saperlo. Non serve un potere disciplinare formale: basta che la persona abbia, nei fatti, l'autorità per dare indicazioni ai colleghi e farle rispettare.
Un'azienda che non ha mai nominato un preposto non è un'azienda senza preposti: è quasi sempre un'azienda con preposti di fatto non formati. È la situazione peggiore per entrambe le parti, perché il datore di lavoro risponde della mancata individuazione e formazione e il lavoratore si trova a rispondere di obblighi di vigilanza che nessuno gli ha spiegato.
Dal 2021 individuare i preposti è un obbligo espresso
La L. 215/2021, di conversione del DL 146/2021, ha aggiunto all'art. 18 la lettera b-bis: il datore di lavoro deve individuare il preposto o i preposti per l'attività di vigilanza dell'art. 19. La stessa norma prevede che i contratti collettivi possano stabilire un emolumento per il preposto e che questi non possa subire pregiudizio per lo svolgimento del ruolo. La mancata individuazione è punita con l'arresto da due a quattro mesi o l'ammenda da 1.738,58 a 6.954,00 euro.
Negli appalti l'art. 26, comma 8-bis, impone alle imprese appaltatrici e subappaltatrici di indicare espressamente al committente il personale che svolge la funzione di preposto. Un capo squadra mandato presso un cliente senza essere indicato come preposto è quindi un problema sia per l'impresa sia per il committente che non lo ha richiesto.
La riforma ha anche rafforzato i compiti dell'art. 19: il preposto deve intervenire sui comportamenti non conformi e, se l'inosservanza persiste, interrompere l'attività e informare i superiori; deve inoltre sospendere temporaneamente il lavoro quando rileva deficienze dei mezzi o situazioni di pericolo. I dettagli sono nell'articolo sul preposto dopo la riforma.
I profili più comuni di preposto di fatto
Nel commercio e nella grande distribuzione lo è spesso il responsabile di reparto o di punto vendita che organizza turni e compiti, anche se inquadrato come commesso con più anzianità. Nella logistica il capoturno di magazzino che assegna le missioni ai carrellisti, o l'autista che coordina gli addetti al carico e scarico.
Nell'industria e nell'artigianato è il caporeparto o l'operaio più esperto a cui i colleghi chiedono istruzioni e che corregge il lavoro del gruppo. Nei cantieri è il capo squadra che dirige una parte delle lavorazioni, in un contesto in cui una vigilanza carente ha conseguenze particolarmente gravi. Nella ristorazione è lo chef che organizza la brigata, nelle pulizie il caposquadra che gestisce gli addetti presso il cliente.
Il tratto comune è che la funzione si è consolidata nel tempo in modo informale: un lavoratore anziano che "ha sempre fatto così", una promozione mai accompagnata da un atto scritto, un'organizzazione cresciuta affidandosi all'esperienza di poche persone. Vanno considerati anche i sostituti: chi coordina il gruppo durante ferie o assenze del preposto titolare esercita, per quel periodo, le stesse funzioni.
Test pratico: sei domande per riconoscerlo
Per ogni reparto, turno e squadra conviene porsi sei domande, rispondendo con un nome e non con un ruolo. Se il nome che emerge non è quello di un datore di lavoro, di un dirigente o di un preposto già individuato per iscritto, è molto probabile che si tratti di un preposto di fatto.
1) Chi assegna concretamente i compiti all'inizio del turno? 2) Chi controlla che il lavoro sia eseguito come previsto e con i DPI? 3) Chi richiama un collega che lavora in modo pericoloso? 4) A chi si rivolgono i lavoratori per segnalare un guasto o un problema?
5) Chi decide, in assenza del titolare, se fermare una macchina o rinviare un'attività? 6) Chi sostituisce queste persone durante ferie e malattie? Le risposte vanno confrontate con l'organigramma e con le nomine esistenti, coinvolgendo il RSPP e, dove c'è, il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, che spesso conosce l'organizzazione reale meglio dei documenti. Il risultato va scritto: un elenco di nomi, con reparto, turno e lavoratori coordinati, è la base sia per le nomine sia per programmare i corsi. Ripetere il test a ogni riorganizzazione, apertura di un nuovo turno o assunzione di un responsabile evita che l'elenco invecchi in pochi mesi.
Le conseguenze: un esempio di cosa rischia l'azienda
Esempio: in un magazzino con 20 addetti, due capiturno organizzano da anni il lavoro e i carrellisti, ma non sono mai stati individuati come preposti né formati. In un'ispezione l'organo di vigilanza può contestare al datore di lavoro sia la mancata individuazione dei preposti sia la mancata formazione dei due capiturno. Le cifre che seguono illustrano il metodo di calcolo, non un caso reale.
1) Mancata individuazione (art. 18, comma 1, lettera b-bis): ammenda fino a 6.954,00 euro; in prescrizione si paga un quarto del massimo, cioè 1.738,50 euro. 2) Mancata formazione dei preposti (art. 37, comma 7): ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro; il quarto del massimo è 1.850,99 euro. 3) A questo si aggiungono il costo dei corsi da svolgere comunque entro il termine e, come spiegato nella guida alle sanzioni per la sicurezza sul lavoro, la possibile sospensione per mancata formazione.
Se invece avviene un infortunio, il quadro diventa penale in senso pieno: i giudici guardano alla sostanza dei ruoli e la posizione del preposto di fatto può concorrere con quella del datore di lavoro. Il preposto risponde in proprio, ai sensi dell'art. 56, con l'arresto fino a due mesi o l'ammenda da 569,53 a 1.708,61 euro per le violazioni più gravi, ma la mancata formazione resta un addebito per chi doveva organizzarla.
Mappare, nominare, formare
Il percorso corretto ha tre passi. Il primo è la mappatura dell'organizzazione reale con il test descritto sopra. Il secondo è l'individuazione scritta di ogni preposto, con l'indicazione dei lavoratori e delle attività su cui vigila e dei poteri di intervento, consegnata all'interessato e conservata con il documento di valutazione dei rischi.
Il terzo passo è la formazione. Con l'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 il corso per preposti è di 12 ore, non può essere svolto in e-learning, e va aggiornato con 6 ore ogni due anni, come prevede anche l'art. 37, comma 7-ter. Il corso per preposti parte proprio dal riconoscimento delle situazioni di preposizione di fatto; per chi è già formato c'è l'aggiornamento preposti.
Il lavoratore che si riconosce in questa situazione ha interesse a chiedere al datore di lavoro, per iscritto, la formalizzazione del ruolo e la formazione. Non è una richiesta che espone a ritorsioni: la stessa norma vieta che il preposto subisca pregiudizi per il proprio ruolo. Restare un preposto di fatto non formato, invece, significa avere obblighi senza gli strumenti per rispettarli.