Dal D.L. 146/2021 all'Accordo Stato-Regioni 2025, il preposto è diventato la figura chiave della prevenzione operativa: poteri di intervento rafforzati, individuazione obbligatoria e aggiornamento formativo ogni due anni. Tutto quello che c'è da sapere.
Chi è il preposto: la sostanza prevale sulla forma
L'art. 2 del D.Lgs. 81/2008 definisce preposto la persona che sovrintende all'attività lavorativa e garantisce l'attuazione delle direttive ricevute, controllandone la corretta esecuzione da parte dei lavoratori ed esercitando un funzionale potere di iniziativa. Nella pratica: capi squadra, capi reparto, capi turno, capi cantiere, responsabili di punto vendita, capi ufficio con personale coordinato.
Il punto decisivo è il principio di effettività (art. 299): si è preposti per le funzioni concretamente esercitate, anche senza nomina formale. Un'azienda che non ha mai formalizzato i propri preposti non è un'azienda senza preposti: è un'azienda con preposti di fatto non formati, che è la situazione peggiore in sede ispettiva e giudiziaria.
Il D.L. 146/2021 ha comunque introdotto l'obbligo per il datore di lavoro di individuare espressamente i preposti: la formalizzazione dell'incarico è oggi un adempimento richiesto, oltre che una buona pratica organizzativa.
I nuovi poteri-doveri: intervenire, non solo segnalare
La riforma del 2021 ha riscritto l'art. 19 del Testo Unico. Il preposto deve sovrintendere e vigilare, e in caso di comportamenti non conformi dei lavoratori deve intervenire per modificarli, fornendo le necessarie indicazioni di sicurezza. Se la non conformità persiste, deve interrompere l'attività del lavoratore e informare i superiori diretti.
Ancora più incisivo il nuovo obbligo in materia di carenze tecniche: se il preposto rileva deficienze dei mezzi, delle attrezzature e dei luoghi di lavoro, o qualsiasi condizione di pericolo durante il lavoro, deve interrompere temporaneamente l'attività e segnalare tempestivamente la situazione al datore di lavoro o al dirigente. Il preposto non è più solo un anello di trasmissione: è un presidio attivo con potere (e dovere) di fermare il lavoro.
A fronte di questi doveri, la legge tutela la posizione del preposto: non può subire pregiudizio per lo svolgimento della propria funzione e nei cantieri con più imprese ogni datore di lavoro deve indicare il proprio preposto.
La formazione: particolare, aggiuntiva e con aggiornamento biennale
Il preposto deve ricevere, oltre alla formazione da lavoratore, una formazione particolare e aggiuntiva che copre i compiti di vigilanza, la comunicazione, la valutazione dei rischi e gli strumenti di intervento. Con il nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 questa formazione deve svolgersi interamente in presenza o videoconferenza sincrona: l'e-learning asincrono non è ammesso.
La novità che impatta di più sulle aziende è la periodicità dell'aggiornamento, portata da cinque a due anni. Introdotta dal D.L. 146/2021 e resa operativa dal nuovo Accordo, la cadenza biennale impone di rivedere gli scadenzari: molti preposti formati sotto il vecchio regime risultano di fatto da aggiornare.
Il mancato adempimento espone il datore di lavoro alle sanzioni dell'art. 55 (arresto da due a quattro mesi o ammenda), ma soprattutto lascia scoperto il livello di vigilanza che la giurisprudenza considera cruciale nella catena delle responsabilità in caso di infortunio.
Consigli operativi per le aziende
Mappa i preposti di fatto: percorri l'organigramma e chiediti chi coordina concretamente altri lavoratori, a prescindere dai titoli. Formalizza gli incarichi per iscritto, con l'indicazione dei reparti o delle squadre sovrintese, e consegna a ciascun preposto una descrizione chiara dei propri compiti ex art. 19.
Pianifica la formazione con logica biennale: inserisci le scadenze in uno scadenzario e prevedi le sessioni di aggiornamento con anticipo, così da gestire turni e coperture. Il nostro corso per preposti e il relativo aggiornamento sono disponibili in aula e in videoconferenza sincrona, con edizioni dedicate organizzabili direttamente in azienda.