Le ispezioni sulla sicurezza sul lavoro sono svolte dalle ASL e, dal 2021, anche dall'Ispettorato Nazionale del Lavoro in tutti i settori, senza preavviso. Prepararsi significa avere sempre pronti DVR, nomine, attestati, idoneità e verifiche delle attrezzature, e lavoratori che conoscono le procedure: chi improvvisa rischia prescrizioni e, nei casi gravi, la sospensione dell'attività.
Chi controlla la sicurezza sul lavoro e con quali poteri
L'art. 13 del D.Lgs. 81/2008 affida la vigilanza alle ASL competenti per territorio e all'Ispettorato Nazionale del Lavoro. Fino al 2021 l'Ispettorato interveniva sulla sicurezza solo in alcuni ambiti, soprattutto i cantieri; il DL 146/2021, convertito dalla L. 215/2021, gli ha attribuito la stessa competenza generale delle ASL, indipendentemente dal settore. Accanto a loro operano il Comando Carabinieri per la tutela del lavoro e, per la prevenzione incendi, i Vigili del Fuoco.
Nell'attività di vigilanza gli ispettori sono ufficiali di polizia giudiziaria. Possono accedere senza preavviso durante l'orario di lavoro, chiedere documenti, acquisire dichiarazioni dei lavoratori, fare rilievi fotografici e, se rilevano violazioni gravi, adottare il provvedimento di sospensione dell'attività previsto dall'art. 14. Il DL 159/2025, convertito dalla L. 198/2025, ha rafforzato gli organici di vigilanza e indicato come prioritari i controlli negli ambiti con appalti e subappalti.
Un controllo può nascere da un piano programmato, da una segnalazione, da un infortunio o da una campagna su un settore. Spesso ASL e Ispettorato operano in modo coordinato, e un accesso nato sulla sicurezza può estendersi alla regolarità dei rapporti di lavoro: lavoratori non comunicati, orari, contratti.
Come si svolge un'ispezione, dal primo accesso al verbale
Al momento dell'accesso l'ispettore si qualifica e, nelle ispezioni del lavoro, redige il verbale di primo accesso previsto dall'art. 13 del D.Lgs. 124/2004, che riporta le attività svolte, le persone identificate e i documenti richiesti, con un termine per esibire quelli non disponibili subito. Il datore di lavoro o chi lo rappresenta può farsi assistere dal proprio consulente, senza però ritardare l'accesso.
Segue il sopralluogo: l'ispettore confronta quanto scritto nel DVR con quello che vede. Macchine con protezioni rimosse, DPI non indossati, vie di esodo ingombre, estintori non verificati, quadri elettrici aperti, scaffalature senza portata indicata. Nei cantieri si guarda per prima cosa alle protezioni contro le cadute dall'alto, agli scavi e ai ponteggi.
Poi le domande ai lavoratori: chi è il preposto, chi è l'addetto antincendio, dove si trova la cassetta di primo soccorso, quale formazione hanno ricevuto. Le risposte vengono messe a confronto con gli attestati. L'ispezione si chiude con il verbale di accertamento, che contiene le violazioni contestate, le eventuali prescrizioni con i termini assegnati e, se ricorrono i presupposti, il provvedimento di sospensione.
La documentazione da avere pronta: checklist
1) DVR firmato e con data certa, aggiornato all'organizzazione attuale, con le valutazioni dei rischi specifici (rumore, chimico, movimentazione carichi, stress lavoro-correlato). 2) Nomine di RSPP, medico competente, addetti antincendio e primo soccorso, e individuazione scritta dei preposti, obbligo esplicito dell'art. 18 dal 2021. 3) Verbale di elezione o designazione del RLS, oppure riferimento al RLS territoriale.
4) Attestati di formazione di lavoratori, preposti, dirigenti, datore di lavoro e addetti alle emergenze, con le date degli aggiornamenti. 5) Giudizi di idoneità del medico competente per i lavoratori soggetti a sorveglianza sanitaria. 6) Registro di consegna dei DPI e registrazione dell'addestramento per quelli di terza categoria. 7) Piano di emergenza e verbali delle prove di evacuazione.
8) Registro dei controlli antincendio, verifiche periodiche delle attrezzature di lavoro ai sensi dell'art. 71 e libretti delle macchine. 9) Dichiarazione di conformità dell'impianto elettrico e verbali delle verifiche periodiche dell'impianto di messa a terra previste dal DPR 462/2001. 10) Verbali delle riunioni periodiche, obbligatorie dai 16 lavoratori in su. Per i cantieri si aggiungono PSC, POS, PiMUS e patente a crediti, illustrati nella guida a PSC, POS e PiMUS.
Un dettaglio che confonde ancora molti: il registro infortuni cartaceo non esiste più, abolito dal D.Lgs. 151/2015 a partire dal 23 dicembre 2015. Gli organi di vigilanza consultano i dati delle denunce trasmesse all'INAIL, quindi conta che le denunce siano state fatte nei termini.
La sospensione dell'attività: quando scatta e quanto costa
L'art. 14 consente all'ispettore di sospendere l'attività dell'unità produttiva o del cantiere quando almeno il 10% dei lavoratori presenti non risulta comunicato, oppure quando rileva anche una sola delle gravi violazioni elencate nell'Allegato I del D.Lgs. 81/2008, senza bisogno di recidiva. Tra queste: mancata elaborazione del DVR, del piano di emergenza o del POS, mancata nomina del RSPP, mancata formazione e addestramento, mancata fornitura di DPI contro le cadute dall'alto, assenza di protezioni verso il vuoto.
Per ottenere la revoca bisogna regolarizzare e pagare una somma aggiuntiva per ogni violazione. Gli importi, riportati nella circolare INL n. 3/2021, sono per esempio 2.500 euro per la mancata elaborazione del DVR o del POS, 3.000 euro per la mancata nomina del RSPP, 300 euro per ciascun lavoratore non formato.
Esempio di calcolo: in un cantiere manca il POS e quattro operai non hanno la formazione. La somma aggiuntiva è 2.500 euro più 4 x 300 euro, cioè 3.700 euro, in aggiunta alle sanzioni per le singole violazioni. Se l'impresa ha avuto un'altra sospensione nei cinque anni precedenti, gli importi raddoppiano a 7.400 euro. La revoca si può ottenere pagando subito il 20% e il resto, maggiorato del 5%, entro sei mesi. Per la mancata formazione la circolare chiarisce che basta avviare i corsi con conclusione entro 60 giorni; nel frattempo i lavoratori interessati non possono essere impiegati.
Dopo l'ispezione: prescrizione, termini e pagamento
Per le contravvenzioni il verbale contiene di solito una prescrizione ai sensi del D.Lgs. 758/1994, con un termine per regolarizzare non superiore al tempo tecnicamente necessario, prorogabile una sola volta, su richiesta motivata, per non più di sei mesi. Entro 60 giorni dalla scadenza l'organo di vigilanza verifica l'adempimento; se la regolarizzazione è avvenuta, il contravventore è ammesso a pagare entro 30 giorni un quarto del massimo dell'ammenda e il reato si estingue.
Esempio di calendario: prescrizione notificata il 10 marzo con 60 giorni per formare tre lavoratori. Conviene iscriverli al primo corso utile, non all'ultimo, e conservare gli attestati da esibire alla verifica. Se il corso slitta per ragioni oggettive, la proroga va chiesta prima della scadenza, non dopo. Gli importi delle sanzioni, rivalutati nel 2023, e il funzionamento della procedura sono spiegati nella guida alle sanzioni per la sicurezza sul lavoro.
Il verbale e la documentazione della regolarizzazione vanno archiviati insieme: in un controllo successivo dimostrano che la criticità è stata chiusa. Se invece si ritiene la contestazione infondata, la valutazione va fatta subito con un professionista, perché i termini per le difese sono brevi.
Gli errori che peggiorano un controllo e come prepararsi
1) Ritardare l'accesso o far attendere l'ispettore all'ingresso mentre si cercano documenti o si spostano lavoratori: è un comportamento sanzionabile e compromette il resto del controllo. 2) Esibire documenti preparati in fretta, con date incoerenti o firme mancanti: un DVR con la data di ieri non dimostra una valutazione fatta per tempo.
3) Avere attestati in regola ma lavoratori che non sanno rispondere: chi non sa chi è il proprio preposto o dove si raduna in caso di evacuazione rivela una formazione solo formale. 4) Non aver individuato i preposti: chi coordina una squadra lo è comunque, come spiegato nell'articolo sul preposto di fatto. 5) Lasciare scadere gli aggiornamenti formativi o le verifiche delle attrezzature senza uno scadenzario.
6) Assumere un atteggiamento oppositivo. Collaborare non significa rinunciare ai propri diritti: si può chiedere di verbalizzare le proprie osservazioni e farsi assistere, ma con documenti in ordine il controllo si chiude prima e con meno contestazioni.
La preparazione efficace si fa prima, con una gestione continua: DVR aggiornato, formazione tracciata, sorveglianza sanitaria attiva dove prevista, verbali archiviati. Uno scadenzario degli adempimenti aiuta a non perdere aggiornamenti formativi e verifiche periodiche.
Un audit interno che simula un'ispezione, con la checklist qui sopra e qualche domanda ai lavoratori, fa emergere le lacune quando c'è ancora tempo. Il nostro audit di conformità e gestione scadenze segue questa impostazione, e in caso di controllo in corso è disponibile l'assistenza durante le ispezioni. Il quadro completo di poteri, sanzioni e procedure è nella guida a sanzioni e ispezioni; il testo delle norme è nel D.Lgs. 81/2008 su Normattiva.